Sơ đồ Tài khoản
Last updated
Last updated
Biểu đồ Tài khoản là bản thiết kế của các tài khoản trong tổ chức của bạn.
Cấu trúc tổng thể của Sơ đồ Tài khoản của bạn dựa trên một hệ thống kế toán kép đã trở thành một tiêu chuẩn trên toàn thế giới để xác định cách thức hoạt động tài chính của một công ty.
Biểu đồ Tài khoản là một dạng xem dạng cây về tên của các Tài khoản (Sổ cái và Nhóm) mà Công ty yêu cầu để quản lý sổ sách tài khoản của mình. ERPNext thiết lập một biểu đồ tài khoản đơn giản cho mỗi Công ty bạn tạo, nhưng bạn có thể sửa đổi nó theo nhu cầu và yêu cầu pháp lý của mình.
Đối với mỗi công ty, Sơ đồ tài khoản biểu thị cách phân loại các mục kế toán, chủ yếu dựa trên các yêu cầu luật định (thuế, tuân thủ các quy định của chính phủ).
Biểu đồ Tài khoản giúp bạn trả lời các câu hỏi như:
Giá trị tổ chức của bạn là gì?
Bạn đã mắc nợ bao nhiêu?
Bạn đang kiếm được bao nhiêu lợi nhuận (và do đó phải trả thuế)?
Bạn đang bán bao nhiêu?
Chia nhỏ chi phí của bạn là gì?
Là một người quản lý một doanh nghiệp, việc xem doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào là rất có giá trị.
Mẹo : Nếu bạn không thể đọc Bảng cân đối kế toán thì đây là cơ hội tốt để bắt đầu tìm hiểu về điều này. Nó sẽ có giá trị nỗ lực. Bạn cũng có thể nhờ sự trợ giúp của kế toán để thiết lập Sơ đồ tài khoản.
Để truy cập danh sách Biểu đồ Tài khoản, hãy truy cập:
Trang chủ> Kế toán> Thạc sĩ Kế toán> Biểu đồ Tài khoản
ERPNext đi kèm với một Biểu đồ tài khoản được thiết lập tiêu chuẩn. Thay vì tạo / sửa đổi, bạn cũng có thể sử dụng công cụ Trình nhập biểu đồ tài khoản . Lưu ý rằng Biểu đồ tài khoản hiện có sẽ bị ghi đè khi công cụ này được sử dụng.
Đi tới Biểu đồ của danh sách Tài khoản.
Tại đây bạn có thể mở các tài khoản nhóm chứa các tài khoản khác. Có các tùy chọn để “Thêm con” vào tài khoản, Chỉnh sửa hoặc Xóa tài khoản.
Tùy chọn tạo tài khoản con sẽ chỉ xuất hiện nếu bạn nhấp vào Tài khoản loại Nhóm (thư mục).
Nhập tên cho tài khoản.
Nhập số cho tài khoản.
Đánh dấu vào 'Is Group' nếu bạn muốn đây là tài khoản nhóm có thể chứa các tài khoản khác.
Chọn Loại tài khoản. Việc chọn điều này rất quan trọng vì một số trường chỉ cho phép chọn loại tài khoản cụ thể.
Thay đổi đơn vị tiền tệ nếu tài khoản này sẽ được sử dụng cho các giao dịch với đơn vị tiền tệ khác. Theo mặc định, đó là đơn vị tiền tệ của Công ty. Để biết thêm, hãy truy cập trang Kế toán Đa tiền tệ .
Nhấp vào Tạo mới .
Thông thường, bạn có thể muốn tạo Tài khoản cho:
Đi lại, tiền lương, điện thoại, v.v. trong phần Chi phí .
Thuế Giá trị Gia tăng (VAT), Thuế Bán hàng, Vốn chủ sở hữu, v.v. trong Nợ phải trả hiện hành .
Bán Sản phẩm, Bán Dịch vụ, v.v. theo Thu nhập .
Xây dựng, máy móc, đồ nội thất, v.v. thuộc Tài sản cố định .
Mẹo: Tài khoản có các đơn vị tiền tệ khác nhau được tạo khi bạn nhận hoặc thực hiện thanh toán đến hoặc từ các đơn vị tiền tệ khác nhau. Ví dụ: nếu bạn ở Ấn Độ và giao dịch với Hoa Kỳ, bạn có thể cần tạo các tài khoản như 'Người nợ Hoa Kỳ', 'Chủ nợ Hoa Kỳ', v.v.
Hãy để chúng tôi hiểu các nhóm chính của Biểu đồ Tài khoản.
Các loại tài khoản chủ yếu được phân loại thành thu nhập, chi phí, tài sản hoặc nợ phải trả.
Các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán là 'Ứng dụng của Nguồn vốn (Tài sản)' và 'Nguồn Ngân quỹ (Nợ phải trả)' cho biết giá trị ròng của công ty bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Khi bạn bắt đầu hoặc kết thúc một thời kỳ tài chính, tất cả các Tài sản đều bằng Nợ phải trả.
Một lưu ý về Kế toán : Nếu bạn là người mới học kế toán, bạn có thể tự hỏi, làm thế nào để Tài sản có thể bằng Nợ phải trả? Điều đó có nghĩa là công ty không có gì của riêng mình. Đúng rồi! Tất cả các khoản “đầu tư” vào công ty để mua tài sản (như đất đai, đồ đạc, máy móc) đều do chủ sở hữu thực hiện. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm đối với công ty vì lợi nhuận thuộc về chủ sở hữu.
Nếu một công ty đóng cửa, nó sẽ cần phải bán tất cả tài sản và trả lại tất cả các khoản nợ (bao gồm cả lợi nhuận) cho chủ sở hữu, không để lại gì.
Tất cả các tài khoản trong tài khoản Bảng cân đối kế toán đại diện cho một tài sản thuộc sở hữu của công ty như "Tài khoản ngân hàng", "Đất đai và tài sản", "Nội thất" hoặc một khoản nợ (các khoản tiền mà công ty nợ người khác) như "Quỹ chủ sở hữu", "Nợ" vân vân.
Hai tài khoản đặc biệt cần lưu ý ở đây là Tài khoản phải thu (tiền bạn phải thu từ Khách hàng của mình) và Tài khoản phải trả (tiền bạn phải trả cho Nhà cung cấp) tương ứng với Tài sản và Nợ phải trả.
Lãi và lỗ là nhóm tài khoản "Thu nhập" và "Chi phí" đại diện cho các giao dịch kế toán của bạn trong một khoảng thời gian.
Không giống như tài khoản Bảng cân đối kế toán, tài khoản Lãi lỗ (hoặc tài khoản PL) không thể hiện giá trị ròng (Tài sản), mà thể hiện số tiền đã chi và thu được từ việc phục vụ khách hàng trong kỳ. Do đó, vào đầu và cuối Năm tài chính của bạn, chúng sẽ trở thành số không.
Trong ERPNext, dễ dàng theo dõi Lãi và lỗ thông qua biểu đồ Lãi và lỗ.
Lưu ý rằng, vào ngày đầu tiên của năm bạn không có lãi hoặc lỗ, nhưng bạn vẫn có tài sản, do đó, các tài khoản trong bảng cân đối kế toán không bao giờ trở thành con số không vào đầu hoặc cuối kỳ.
Có hai loại Tài khoản chính trong ERPNext - Nhóm và Sổ cái. Các nhóm có thể có các nhóm con và sổ cái bên trong chúng, trong khi sổ cái là các nút lá của biểu đồ của bạn và không thể chứa nhiều tài khoản hơn trong đó.
Các Giao dịch Kế toán chỉ có thể được thực hiện đối với các Tài khoản Sổ cái (không phải Nhóm)
Thông tin: Thuật ngữ "Sổ cái" có nghĩa là một trang trong sổ kế toán nơi các bút toán được thực hiện. Thường có một sổ cái cho mỗi tài khoản (như Khách hàng hoặc Nhà cung cấp).
Lưu ý: Một Tài khoản “Sổ cái” đôi khi còn được gọi là Tài khoản “Đầu”.
Trong ERPNext, bạn cũng có thể chỉ định thêm thông tin khi tạo Tài khoản mới, thông tin này giúp bạn chọn tài khoản cụ thể đó trong trường hợp như 'Tài khoản ngân hàng' hoặc 'Tài khoản thuế' và không ảnh hưởng đến chính Biểu đồ.
Giải thích các loại tài khoản:
Khấu hao lũy kế: Lưu trữ thông tin tổng số khấu hao lũy kế của Tài sản Công ty. Giá trị hao mòn lũy kế xuất hiện trên bảng cân đối kế toán.
Nội dung đã nhận nhưng không được lập hóa đơn sản đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn: Một tài khoản nợ tạm thời giữ giá trị của Tài sản đã nhận nhưng chưa được lập hóa đơn.
Ngân hàng : Loại tài khoản mà các tài khoản ngân hàng sẽ được tạo. Phải có ít nhất một tài khoản nhóm thuộc loại "Ngân hàng" trong CoA.
Tiền mặt : Loại tài khoản mà tài khoản tiền mặt sẽ được tạo. Phải có ít nhất một tài khoản nhóm thuộc loại "Tiền mặt" trong CoA.
Có thể tính phí: Các khoản phí bổ sung áp dụng cho các Mặt hàng có thể được lưu trữ trong các tài khoản thuộc loại này. Ví dụ: "Phí vận chuyển và giao nhận".
Vốn đang tiến hành : Các khoản phí hiện tại khi tạo Tài sản cố định được lưu trữ trong tài khoản CWIP. Ví dụ, chi phí xây dựng khi xây dựng một công trình. Trong ERPNext, Tài sản được đặt trước với tài khoản CWIP khi chúng chưa được sử dụng.
Giá vốn hàng bán : Một tài khoản thuộc loại này được sử dụng để ghi sổ tổng cộng lũy kế của tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất / mua một sản phẩm hoặc dịch vụ được bán bởi một Công ty.
Khấu hao : Tài khoản chi phí để ghi giảm khấu hao tài sản cố định. Điều này xuất hiện trên báo cáo Thu nhập.
Vốn chủ sở hữu : Loại tài khoản này đại diện cho các giao dịch với những người sở hữu doanh nghiệp, tức là các cổ đông / chủ sở hữu.
Chi phí Bao gồm trong Định giá Tài sản : Tài khoản ghi sổ các chi phí (ngoài chi phí vật chất trực tiếp của Tài sản) được bao gồm trong giá gốc của Tài sản.
Chi phí Bao gồm trong Định giá : Tài khoản để ghi sổ các chi phí (ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) được bao gồm trong giá gốc của một mặt hàng / sản phẩm, được sử dụng trong Hàng tồn kho vĩnh viễn.
Tài sản cố định : Tài khoản duy trì nguyên giá tài sản cố định.
Tài khoản Thu nhập : Loại tài khoản này đại diện cho bất kỳ nguồn thu nhập hoặc doanh thu nào được ghi nhận cho Công ty.
Phải trả : Loại tài khoản đại diện cho số tiền mà một công ty nợ các chủ nợ (Nhà cung cấp).
Khoản phải thu : Loại tài khoản thể hiện số tiền mà các con nợ (Khách hàng) phải trả cho một công ty.
Làm tròn số: Trong nhiều Hóa đơn, có thể có một số khoản làm tròn số tiền cuối cùng. Để theo dõi chính xác, những số tiền đó có thể được ghi trước vào các tài khoản thuộc loại này.
Kho : Nhóm tài khoản mà các tài khoản Kho sẽ được tạo.
Điều chỉnh kho : Một tài khoản chi phí để ghi sổ bất kỳ mục điều chỉnh nào của kho / hàng tồn kho. Nói chung có cùng mức Giá vốn hàng bán.
Hàng Đã Nhận Nhưng Chưa Lập Hóa Đơn : Một tài khoản nợ tạm thời chứa giá trị hàng đã nhận nhưng chưa được lập hóa đơn và được sử dụng trong Hàng tồn kho vĩnh viễn.
Thuế : Tất cả các tài khoản thuế như VAT, TDS, GST, v.v. đều thuộc loại này.
Tạm thời : Tài khoản tạm thời hữu ích để cân bằng thu nhập, chi phí và vô hiệu hóa chúng khi chuyển sang ERPNext giữa năm với các bút toán kế toán chưa thanh toán.
Lưu ý : Khi thực hiện Mục nhập thanh toán, tài khoản ngân hàng mặc định sẽ được tìm nạp theo thứ tự sau nếu được đặt:
Báo cáo tài chính cho công ty của bạn có thể dễ dàng xem được trong ERPNext. Bạn có thể xem các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lãi lỗ và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Dưới đây là một ví dụ về các báo cáo tài chính khác nhau:
Báo cáo dòng tiền:
Báo cáo Bảng cân đối kế toán:
Sơ đồ tài khoản tiêu chuẩn được tổ chức theo một hệ thống số. Mỗi danh mục chính sẽ bắt đầu bằng một số nhất định, và sau đó các danh mục phụ trong danh mục chính đó sẽ bắt đầu bằng cùng một số. Ví dụ: nếu tài sản được phân loại theo số bắt đầu bằng chữ số 1000, thì tài khoản tiền mặt có thể được gắn nhãn 1100, tài khoản ngân hàng có thể được gắn nhãn 1200, tài khoản phải thu có thể được gắn nhãn 1300, v.v. Khoảng cách giữa các số tài khoản thường được duy trì để thêm tài khoản trong tương lai.
Bạn có thể chỉ định một số trong khi tạo tài khoản từ trang Biểu đồ tài khoản. Bạn cũng có thể chỉnh sửa một số từ hồ sơ tài khoản, bằng cách nhấp vào nút Cập nhật Tên / Số tài khoản . Khi cập nhật số tài khoản, hệ thống tự động đổi tên tài khoản để nhúng số vào tên tài khoản.
Báo cáo lãi lỗ:
