Hướng dẫn bán hàng

Tài liệu hướng dẫn tạo đơn bán hàng trên hệ thống CRM

1. Nhân viên - ASM

Các bước nhập thông tin đặt hàng trên CRM:

A. Trường hợp có đơn hàng mua từ cửa hàng

Sau khi có đơn hàng mua từ các cửa hàng, hệ thống sẽ cập nhập đơn đặt hàng tại danh mục đơn hàng.

Nhân viên truy cập vào danh mục đơn đặt hàng theo các bước dưới hoặc theo link: https://ocrm.oshima.vn/app/sales-order

Sau khi nhấn chọn, màn hình hiển thị danh sách đơn hàng, nhân viên tiến hành chọn đơn hàng cần kiểm tra.

Sau khi nhấn chọn, đơn hàng chi tiết sẽ hiển thị trên màn hình. Nhân viên nhập tên của mình vào ô "Nhân viên bán hàng", kiểm tra đơn đặt hàng (sản phẩm, số lượng,...) và nhấn "Lưu" để lưu đơn hàng.

B. Trường hợp tạo mới đơn hàng

Nhân viên tiến hành truy cấp vào link và nhấn chọn "Thêm mới khách hàng", màn hình sẽ hiển thị:

Người dùng nhấn chọn "Khách hàng" cần xuất đơn hàng.

Sau đó người dùng kéo xuống để chọn Sản phẩm:

• Chọn thêm dòng để thêm sản phẩm

• Nhập mã sãn phẩm + số lượng cần đặt.

Nhập thông tin hóa đơn: Nhân viên nhấn chọn tab "Địa chỉ & Liên hệ" sau đó nhập thông tin "Người liên hệ" và "Thông tin giao hàng"

Nếu có ghi chú: Nhân viên nhập trong mục "Note shipping"

Sau khi nhập xong thông tin, nhân viên nhấn Lưu và Gửi duyệt đơn cho kế toán.

2. Duyệt thông tin hóa đơn (TTHĐ) - Kế toán thuế

Đối với khách hàng chưa được duyệt thông tin hóa đơn: Sau khi Lưu, nhân viên tiến hành nhấn chọn Review contact để gửi duyệt thông tin hóa đơn cho kế toán.

Sau khi nhấn duyệt, đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ duyệt hóa đơn".

Kế toán thuế

Kế toán sau khi nhận đơn hàng đang đợi duyệt hóa đơn, tiến hành kiểm tra đơn hàng và nhấn chọn Tán thành hoặc Không duyệt đơn hàng.

Trong trường hợp Không duyệt, đơn hàng sẽ bị trả lại cho nhân viên kiểm tra và gửi duyệt lại

3. Duyệt hạn mức công nợ - Kế toán

Trong trường hợp công nợ của khách chưa được duyệt, sau khi duyệt TTHĐ, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái "Chờ duyệt hạn mức công nợ". Kế toán tiến hành vào kiểm tra để duyệt.

Trường hợp duyệt:

• Review Rate - Gửi duyệt giá: Kế toán xác nhận và duyệt hạn mức công nợ

• Không duyệt: Kế toán không duyệt đơn so với hạn mức công nợ

Sau khi duyệt chứng từ sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ duyệt".

4. Duyệt giá - Kế toán sản phẩm

Sau khi kế toán thuế/kế toán nhấn gửi duyệt, chứng từ sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ duyệt". Lúc này, Kế toán sản phẩm sẽ vào kiểm tra và duyệt giá.

*Trong trường hợp TTHĐ/Hạn mức công nợ đã được duyệt, đơn hàng sau khi đặt sẽ được chuyển thẳng xuống trạng thái "Chờ duyệt".

Các trường hợp duyệt:

• Chuẩn bị hàng: Kế toán kiểm duyệt tán thành giá sản phẩm trong đơn hàng

• Không duyệt: Kế toán không tán thành với giá sản phẩm nên trả lại chứng từ

• Ký gửi: Kế toán duyệt giá sản phẩm + Đơn hàng là đơn ký gửi

5. Chuẩn bị hàng

Sau khi Kế toán duyệt đơn hàng, đơn hàng sẽ được chuyển xuống kho để chuẩn bị hàng, nhân viên tiến hành chuẩn bị hàng.

Nhân viên gồm: Trưởng kho, điều phối, thủ kho phụ tùng, thủ kho hàng lớn

Sau khi kiểm tra và chuẩn bị hàng xong nhân viên chọn "Đóng gói" để gửi duyệt chứng từ cho kho kiểm tra sản phẩm thực tế trong kho.

Lúc này chứng từ sẽ chuyển sang trạng thái "Đóng gói"