Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là một xác nhận đặt hàng từ khách hàng của bạn.
Đơn đặt hàng thường là một Hợp đồng ràng buộc với Khách hàng của bạn. Sau khi khách hàng của bạn đã xác nhận Bảng báo giá, bạn có thể chuyển Báo giá của mình thành Đơn đặt hàng.
Để truy cập Đơn đặt hàng, hãy truy cập:
Trang chủ > Bán hàng > Bán hàng > Đơn đặt hàng
1. Điều kiện tiên quyết
Trước khi tạo và sử dụng Đơn đặt hàng, bạn nên tạo các mục sau:
Mặt hàng
Đến danh sách Đơn đặt hàng, nhấp vào 'Mới'.
Chọn 'Khách hàng'
Đặt 'Ngày giao hàng' - áp dụng cho toàn bộ đơn hàng.
Với Loại đơn hàng, bạn có thể đặt là Đơn đặt hàng, Đơn bảo trì hoặc Đơn từ Giỏ hàng trực tuyến trên trang web của bạn. Theo mặc định, giá trị này được đặt thành "Bán hàng".
Trong "Đơn đặt hàng của khách hàng", bạn có thể nhập Số đơn đặt hàng của khách hàng hoặc các chi tiết khác có thể hữu ích để tham khảo.
Nhập mặt hàng và số lượng cần giao trong bảng Mặt hàng. Nếu các mặt hàng đã có giá, trường Giá sẽ được điền tự động. Nếu không, hãy nhập Giá mặt hàng theo cách thủ công. Bạn cũng có thể trực tiếp sửa Giá mặt hàng đã được điền tự động trong trường hợp bạn muốn thay đổi giá trị đó.
Nhấp vào "Lưu" để lưu bản nháp của Đơn đặt hàng.
Bấm “Gửi” để gửi Đơn đặt hàng lên Hệ thống.
Bạn cũng có thể tạo Đơn đặt hàng từ Báo giá đã gửi thông qua nút "Tạo" ở trên cùng bên phải.
Hoặc bạn có thể tạo Đơn đặt hàng mới và lấy thông tin chi tiết từ Báo giá.
Để cho phép Quy tắc định giá cho mỗi khách hàng, mỗi mặt hàng, ("Khách hàng A" trả 1,00 USD cho "Mặt hàng 1" nhưng "Khách hàng B" trả 1,25 USD cho "Mặt hàng 1"), nhấp vào ô 'Cho phép người dùng chỉnh sửa Bảng danh sách Giá trong Giao dịch' trong Cài đặt Bán hàng. Điều này cho phép lưu giá mặt hàng cụ thể cho mỗi khách hàng khi bạn thay đổi giá trong Đơn đặt hàng.
3. Tính năng
3.1 Tiền tệ và danh sách giá
Bạn có thể đặt loại tiền tệ cho Bảng báo giá hoặc Đơn đặt hàng. Nếu bạn tạo Danh sách giá, thì giá mặt hàng sẽ được lấy từ danh sách đó. Đánh dấu vào "Bỏ qua quy tắc đặt giá" sẽ bỏ qua Quy tắc đặt giá được đặt trong Tài khoản > Quy tắc đặt giá.
Đọc về Bảng giá và Giao dịch đa tiền tệ để biết thêm.
3.1 Đặt kho nguồn
Nếu bạn có cùng một hàng hóa trong nhiều kho, việc đặt kho ở đây sẽ khiến tất cả các mặt hàng trong bảng mặt hàng được lấy từ kho này. Bạn cần có sẵn hàng trong 'kho hàng nguồn' mà bạn đang thiết lập này. Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ ghi đè 'Kho mặc định' mà bạn đã đặt trong mục chính.
Ngày giao hàng đối với từng mặt hàng: Nếu có nhiều mặt hàng và nếu bạn nhập ngày giao hàng vào hàng đầu tiên, thì ngày đó cũng sẽ được sao chép sang các hàng khác ở những hàng trống.
Đơn đặt hàng hiển thị số tiền thanh toán, định giá và lợi nhuận gộp trong Bảng mặt hàng khi bạn bấm vào hình tam giác ngược để mở rộng một hàng.
Bạn cũng có thể thêm các Mặt hàng trong Bảng mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch. Đọc tài liệu về theo dõi mặt hàng bằng mã vạch để biết thêm.
Kho giao hàng: là nơi mà hàng hóa sẽ được chọn để giao cho khách hàng của bạn.
Drop Ship: Đây là hình thức bán hàng mà bạn không giữ hàng trong Kho của mình mà giao hàng trực tiếp cho khách hàng từ nhà phân phối. Để kích hoạt hình thức Drop Ship cho một mặt hàng, hãy đánh dấu vào 'Nhà cung cấp giao hàng cho Khách hàng'. Khi bạn đánh dấu vào mục này, tùy chọn Kho hàng sẽ biến mất do bạn không vận chuyển hàng. Chọn nhà cung cấp của bạn trong trường 'Nhà cung cấp'.
Hơn nữa, nếu bạn tạo một đơn mua hàng từ đơn đặt hàng này, đơn mua hàng đó sẽ được chuyển đến nhà cung cấp mà bạn đã chọn ở đây và chỉ những mặt hàng hợp lệ mới có thể Drop Ship.
Lập kế hoạch: Đọc Số lượng dự kiến để biết về các mục đang được lập kế hoạch.
Các trường khác trong Bảng mặt hàng sẽ tương tự như các giải thích trong Bảng báo giá.
Bảng kê hàng hóa được liên kết với Gói sản phẩm và chỉ xuất hiện khi giao dịch liên quan đến Gói sản phẩm.
Bảng kê hàng hóa sẽ được cập nhật tự động khi bạn “Lưu” Đơn đặt hàng. Nếu bất kỳ Mặt hàng nào trong Bảng mặt hàng của bạn là Gói sản phẩm (bao gồm nhiều mặt hàng đi chung với nhau), thì “Bảng kê hàng hóa” sẽ chứa danh sách (chi tiết) các Mặt hàng của bạn.
Bạn sẽ được yêu cầu chọn Kho giao hàng cho mỗi mặt hàng trong Gói sản phẩm, sau đó Kho giao hàng sẽ được cập nhật cho từng mặt hàng trong Bảng kê hàng hóa. Bạn có thể thay đổi kho, số sê-ri và lô trong Bảng kê hàng hóa các mặt hàng trong trường hợp các mặt hàng trong Gói sản phẩm của bạn đến từ các kho khác nhau.
Ví dụ một Bảng kê hàng hóa điển hình:
3.4 Thuế và phí
Để thêm thuế vào Đơn đặt hàng của mình, bạn có thể chọn Mẫu Thuế bán hàng và Mẫu Phí hoặc thêm thuế theo cách thủ công trong bảng Thuế bán hàng và Phí.
Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng. Nhấp vào Tax Breakup sẽ hiển thị tất cả các thành phần và số tiền.
Quy tắc Vận chuyển giúp thiết lập chi phí vận chuyển một Mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo quảng đường vận chuyển. Để biết thêm, hãy truy cập trang Quy tắc vận chuyển.
Nếu Danh mục thuế được chọn, mẫu thuế và bảng thuế sẽ được điền tự động. Để biết thêm, hãy truy cập trang này.
3.5 Giảm giá bổ sung
Ngoài việc giảm giá cho mỗi mặt hàng, bạn có thể thêm giảm giá cho toàn bộ báo giá trong phần này. Khoản giảm giá này có thể dựa trên Tổng số tiền, tức là sau thuế/phí hoặc Tổng ròng, tức là trước thuế/phí. Giảm giá bổ sung có thể được áp dụng dưới dạng phần trăm hoặc số tiền.
Đọc Áp dụng giảm giá để biết thêm chi tiết.
Đôi khi thanh toán không được thực hiện tất cả cùng một lúc. Tùy thuộc vào thỏa thuận, một nửa số tiền thanh toán có thể được thực hiện trước khi giao hàng và nửa còn lại sau khi nhận được hàng hóa/dịch vụ. Bạn có thể thêm mẫu Điều khoản thanh toán hoặc thêm điều khoản theo cách thủ công trong phần này.
Đọc Điều khoản thanh toán để biết thêm.
3.7 Các Điều khoản và Điều kiện
Trong các giao dịch Bán/Mua hàng, có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà Nhà cung cấp dựa vào đó để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch, thông tin về điều này sẽ xuất hiện khi in tài liệu. Để biết về các Điều khoản và Điều kiện, bấm vào đây.
3.8 Cài đặt in
Bạn có thể in báo giá/đơn đặt hàng trên bìa thư của công ty bạn. Biết thêm ở đây.
'Nhóm các mặt hàng giống nhau' sẽ gộp các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần vào bảng mặt hàng. Điều này sẽ được hiển thị khi in.
Bảng báo giá cũng có thể có tiêu đề là “Hóa đơn chiếu lệ” hoặc “Đề xuất”. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn một Tiêu đề in. Để tạo Tiêu đề in mới, hãy đi tới: Trang chủ > Cài đặt > In > Tiêu đề in. Biết thêm ở đây.
Chiến dịch: Chiến dịch bán hàng có thể liên quan đến Bảng báo giá. Một bảng báo giá có thể là một phần của chiến dịch bán hàng.
Nguồn: Nguồn khách hàng tiềm năng có thể được liên kết nếu bạn gửi báo giá đến khách hàng tiềm năng từ một chiến dịch, từ nhà cung cấp hoặc triển lãm, v.v. Chọn Khách hàng hiện tại nếu báo giá cho khách hàng.
Tham chiếu đơn đặt hàng giữa các công ty: Nếu hai trong số các công ty của bạn là một phần của cùng một tổ chức hoặc là công ty con của tổ chức đó, bạn có thể liên kết Đơn đặt hàng của công ty với Đơn đặt hàng của tổ chức này. Tìm hiểu thêm về lập hóa đơn liên công ty tại đây.
Dự án: Nếu Đơn đặt hàng của bạn là một phần của dự án, bạn có thể liên kết nó tại đây và tiến độ Dự án sẽ được cập nhật.
Trạng thái: Là trạng thái của Đơn đặt hàng như là Bản nháp, Đang chờ, Đang giao hàng và lập hóa đơn, Đang lập hóa đơn, Đang giao hàng, Đã hoàn thành, Đã hủy hoặc Đã đóng.
Phần trăm số tiền thanh toán và vận chuyển: Phần trăm số tiền được lập hóa đơn và các mặt hàng được giao từ Đơn đặt hàng.
Tiền hoa hồng được hiểu là phần trăm (%) số tiền mà doanh nghiệp, nhà cung cấp trả cho người làm tiếp thị khi giới thiệu hoặc bán được sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó. Bạn có thể thêm chi tiết về phần tiền hoa hồng tại đây. Nhập giá tiền hoa hồng và số tiền hoa hồng sẽ được hiển thị bên dưới.
3.12 Đội ngũ bán hàng
Người bán hàng: ERPNext cho phép bạn thêm nhiều Người bán hàng liên quan đến giao dịch này. Bạn có thể thay đổi tỷ lệ phần trăm đóng góp của các Nhân viên bán hàng và theo dõi số tiền ưu đãi mà họ kiếm được từ giao dịch này.
3.13 Đơn hàng lặp lại tự động
Đơn đặt hàng lặp lại tự động có thể hiểu như một bản đăng ký. Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho Đơn đặt hàng. Chọn Lặp lại tự động cho Đơn đặt hàng đó. Để biết thêm về tự động lặp lại bấm vào đây.
3.14 Sau khi gửi Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là một giao dịch "Có thể gửi". Bạn sẽ có thể thực hiện các bước tiếp theo (như lập Phiếu giao hàng) chỉ sau khi “Gửi” Đơn đặt hàng.
Khi bạn “Gửi” Đơn đặt hàng của mình, bạn có thể kích hoạt các hành động từ Đơn đặt hàng như:
Bạn có thể Thêm, Cập nhật, Xóa các mặt hàng trong Đơn đặt hàng bằng cách nhấp vào nút Cập nhật mặt hàng. Tuy nhiên, bạn không thể xóa các mặt hàng đã được vận chuyển hoặc đã được giao lệnh sản xuất cho nó.
Trạng thái: Sau khi gửi, bạn có thể giữ hoặc đóng Đơn đặt hàng.
Tạo: Từ Đơn đặt hàng đã gửi, bạn có thể tạo các mục sau:
+ Phiếu giao hàng - Để lập phiếu nhập hàng. Bạn cũng có thể lập Phiếu giao hàng cho các mặt hàng đã chọn dựa trên ngày giao hàng.
+ Lệnh sản xuất - Để bắt đầu Lệnh sản xuất với các nguyên liệu thô.
+ Hóa đơn bán hàng - Để lập hóa đơn cho Đơn đặt hàng.
+ Yêu cầu vật liệu - Yêu cầu nhập kho nguyên vật liệu nếu hết hàng.
+ Yêu cầu nguyên vật liệu - Yêu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.
+ Dự án - Để tạo một dự án dựa trên Đơn đặt hàng.
+ Đăng ký - Để tự động lặp lại Đơn đặt hàng.
+ Yêu cầu thanh toán - Để thực hiện Yêu cầu thanh toán.
+ Thanh toán - Để ghi lại khoản thanh toán đối với Đơn đặt hàng.
Bạn có thể xem những mục này ở đầu Trang tổng quan. Bạn cũng có thể tạo một Mục nhật ký kế toán dựa trên Đơn đặt hàng từ Trang tổng quan.
Khi 'Loại đơn đặt hàng' là ' Đơn Bảo trì', hãy làm theo các bước sau:
Nhập Đơn vị tiền tệ, Bảng giá và Chi tiết mặt hàng.
Nhâp thuế và các thông tin khác (nếu có).
Lưu và gửi đơn hàng bảo trì.
Sau khi đơn hàng bảo trì được gửi, nút Tạo sẽ cung cấp các lựa chọn dành riêng cho Loại đơn hàng bảo trì.
i) Maintenance Visit (Truy cập bảo trì) ii) Maintenance Schedule (Lịch bảo trì)
Lưu ý 1: Bằng cách nhấp vào nút Create và chọn 'Maintenance Visit', bạn có thể điền trực tiếp vào biểu mẫu truy cập. Chi tiết Đơn đặt hàng sẽ được lấy trực tiếp.
Lưu ý 2: Bằng cách nhấp vào nút Create và chọn 'Maintenance Schedule', bạn có thể điền chi tiết lịch trình. Chi tiết Đơn đặt hàng sẽ được lấy trực tiếp.
Lưu ý 3: Bằng cách nhấp vào nút Hóa đơn, bạn có thể tạo Hóa đơn cho các dịch vụ của mình. Các chi tiết đơn đặt hàng bán hàng sẽ được lấy trực tiếp.
Đóng đơn bán hàng
Sửa đổi đơn đặt hàng sau khi gửi
Bảng kê hàng xuất kho
Last updated
